مسئول  واحد امور اداری                                   

شـرح وظایف:

امور اداری:

-نظارت در تأمین ارتباط اداری شهرداری با مؤسسات و اشخاص اعم از حقیقی و حقوقی از لحاظ مکاتبات و مراجعات

-نظارت در تأمین احتیاجات شهرداری از لحاظ وسایل و لوازم اداری با در نظر گرفتن اعتبارات مصوب

-تهیه بخشنامه و دستورالعملها و مقررات برای بهبود تشکیلات در سازمان و ایجاد هماهنگی و وحدت عمل و نظر

-نظارت بر اجرای قوانین و مقررات و آیین نامه های استخدامی

-مطالعه و بررسی وظایف و مسئولیتهای هر یک از واحدهای سازمانی به منظور سنجش و تشخیص احتیاجات از لحاظ افراد و تجهیزات لازم برای انجام کار

-تهیه برنامه و دستورالعملهای آموزشی و آموزش کارکنان شاغل و اشنایی با مقررات و وظایف شهرداری و مؤسسات تابعه و محیط کار و خصوصیات شغل مورد نظر جهت شرکت کنندگان در هریک از دوره های آموزشی            

-نظارت برتشکیل کلاسها و دوره ها و یا معرفی کارکنان به مؤسسات آموزشی به منظور بالا بردن سطح معلومات تخصصی و حرفه ای آنان

-نظارت بر تهیه پیش نویسهای نامه های اداری و صدور دستورات لازم در جهت اصلاح مکاتبات اداری

-نظارت بر کلیه امور واحدهای تحت سرپرستی و صدور دستورات و تعلیمات لازم و کوشش در رفع نواقص کار

- انجام مطالعات لازم در مواردی از قبیل تشکیلات  و روشها ، استخدام و اموزش و طبقه بندی مشاغل در مورد کارکنان وزارتخانه و یا سازمان متبوع و تهیه پیشنهادات لازم

-تهیه شرح وظایف پستهای اداره متبوع با همکاری واحدهای ذیربط

-تهیه گزارشات و پیش نویسهای لازم طبق دستور

-انجام فعالیتهای لازم در زمینه پیاده کردن مفاد طرح طبقه بندی مشاغل دولت در مورد مستخدمین وزارتخانه و یا سازمان متبوع با همکاری واحد کارگزینی

-پیشنهاد ایجاد خط مشی با توجه به خط مشی کلی تعیین شده از طرف سازمان امور اداری و استخدامی کشور و هماهنگ نمودن فعالیت واحدهای تابعه با برنامه و هدف های مورد نظر

-نظارت بر حسن اجرای قوانین و مقررات اداری استخدامی کشور

 -ارائه پیشنهادات لازم  در مسائل مربوط به فنون اداری و بهبود مدیریت

-تهیه گزارشات لازم و ارائه ان به مقام مافوق

-انجام سایر وظایف محوله طبق دستور مافوق و سایر وظایف مربوط به شغل

-تقسیم وسائط نقلیه سبک موتوری بین واحدهای شهرداری

-انجام خدمات عمومی مورد نیاز کلیه واحدهای شهرداری از قبیل خدمات سرپایی ، سرایداری و آشپزی

-نظافت ساختمانهای شهرداری و نظارت و کنترل امور مربوط به مستخدمین و سرایداری

-نظارت در امور سلف سرویسها و آبدارخانه ها و پارکینگ های اختصاصی شهرداری و نظایر آن

-انجام سایر امور مشابه و دستوراتی که از طرف مافوق در حدود وظایف ارجاع می گردد

-انجام امور مربوط به تعاون ، بیمه و رفاه کارکنان و موارد مشابه

-معرفی کارکنان واجد شرایط لازم جهت انجام مشاغل مورد نظر

-تهیه و تنظیم گزارشات آماری مربوطه برابر دستورالعمل های صادره

-هماهنگ نمودن فعالیت واحدهای تابعه با برنامه و هدف های مورد نظر

-تهیه گزارش از پرونده های محکومین جهت ارائه به مقامات و مراجع مربوطه

-نظارت بر تقسیم صحیح جا و مکان موجود جهت استفاده واحدهای تابعه

-تهیه شرح وظایف پست های سازمانی با همکاری واحدهای ذیربط قوانین جاری

-بررسی و تأیید مزایای کارکنان از قبیل فوق العاده اضافه کاری، تعطیل کاری، و غیره

-برنامه ریزی جهت تسریع گردش کار ارباب رجوع و کوشش در رفع نواقص احتمالی

-اجرای خط مشی تعیین شده و اتخاذ تدابیر لازمبه منظور حسن انجام هدف های مورد نظر

-انجام مطالعات لازم  در موارد از قبيل تشكيلات و روش ها ، آموزش و طبقه بندی مشاغل

-بررسی امکانات رفاهی، ورزشی ، بیمه و بازنشستگی کارکنان و پیگیری از طریق اداره رفاه و بازنشستگی

-پیشنهاد انتصابات، ترفیعات ، ارتقاء گروه، مرخصی ، تشویق و توبیخ ، جابجایی و نقل و انتقالات کارکنان

-رسیدگی به پیشنهادات تقاضاهای واصله مربوطه به امور تبدیل وضع استخدامی، استخدام ، ترفیع و بازنشستگی

-نظارت بر امور کارگزینی ، دبیرخانه، ماشین نویسی ، بایگانی ، مرکز پیام، ترابری، خدمات ، نگهبانی و امور مشابه

-پیش بینی احتیاجات پرسنلی اداره متبوع و اقدام در مورد تأمین احتیاجات اتخاذ تدابیر لازم به منظور پیشرفت و بهبود امور جاری

-رسیدگی به امور تأسیساتی ساختمان از قبیل آب، برق، گاز، تلفن، رنگ آمیزی .و ارائه پیشنهاد در خصوص زیبا سازی ساختمان اداری منطقه

-اجرای قوانین و مقررات اداری و استخدامی کارکنان و دستورالعملها و بخشنامه های صادره از حوزه معاونت اداری و مالی و مدیریت امور اداری

-بررسی نیازهای آموزشی شغلی کارکنان به منظور ارتقاء سطح دانش تخصصی و حرفه ای  آنان و برنامه ریزی جهت استفاده بهینه از پرسنل شاغل

-نظارت بر امور خدمات و نظافت ساختمان اداری و محیط منطقه و تنظیم بازدید منظم به منظور انجام اصلاحات پیشگیری در جهت نگهداری ساختمان

-تقسیم کار بین پرسنل خدماتی منطقه(نگهبان، پیشخدمت، ابدارچی، تلفنچی، رانند و مأمور حضور و غیاب) و نظارت بر حسن انجام کار آن ها برابر مقررات

-تهیه پیش نویس های کارگزینی از قبیل احکام انتقال، ترمیمی حقوقی، مرخصی، معذوریت ترفیع، استخراج ساعات اضافه کاری کارکنان کنترل حضور و غیاب و نظیر آن ها با رعایت قوانین و مقررات مربوطه

-انجام کلیه امور استخدامی کارکنان شهرداری نظیر صدور احکام ترفیع ، ارتقاءگروه ، انتصاب، مرخصی، مأموریت. بازنشستگی، بازخرید، انفصال اضافه دستمزد کارگران و نظایر آن

-اجرای آئین نامه ها و مقررات استخدامی مربوط به کارکنان شهرداری و مؤسسات تابعه

-اظهار نظر صریح در مورد تقاضاهای کارکنان و رسیدگی به شکایات استخدامی و تهیه گزارشات لازم

-تهیه و تنظیم متن قراردادهای استخدامی کارکنان اعم از پیمانی ، قراردادی، خرید خدمت و امثالهم

-تشکیل کلاسهای آموزشی برای کارکنان به منظور بالابردن سطح معلومات تخصصی و حرفه ای آنان

-رسیدگی و نظارت بر اجرای طرح طبقه بندی مشاغل کارگران شهرداری

-اجرای مقررات مربوط به بیمه و بازنشستگی کارکنان و ارتباط با بازنشستگان و وظیفه بگیران شهرداری و اقدام در جهت رفع مشکلات ناشی از بازنشستگی

-برنامه ریزی در زمینه طرحهای رفاهی کارکنان نظیر شرکتهای تعاونی مسکن، مصرف، صندوق قرض الحسنه و تأسیسات ورزشی و تربیت بدنی

-شرکت مستمر در جلسات استخدامی نظیر شورای اداری شهرداریها و هیأتهای حل اختلاف و شورای کارگاه و دفاع از حقوق شهرداری

-انجام سایر امور مشابه و دستوراتی که از طرف مافوق در حدود وظایف ارجاع می گردد.

-نظارت بر حسن انجام پذیرائیها و امور مختلف تشریفاتی و تهیه و نصب تابلو، پوستر، پرچم، پلاکارد و آگهی و نظارت ستونهای مربوطه

-تهیه دستورالعمل های آموزشی و کارآموزی کارکنان شاغل جهت آشنایی بیشتر با وظایف ، قوانین و ضوابط مورد عمل

-تهیه و ابلاغ بخشنامه ها و دستورالعمل های لازم جهت بهبود روش و گردش کار واحدهای تابعه و ایجاد هماهنگی و وحدت عمل

-ارائه خدمات مشورتی در زمینه بهبود سیستمها و روشهای گردش کار به واحدهای تابعه شهرداری و سازمانهای وابسته

-نظارت و بررسی نحوه گردش کارهر یک از واحدها شهرداری  به منظور جلوگیری از دوباره کاری و تجدید نظر در سیستم و روشهای انجام کار در جهت بهبود و بالندگی سازمان

-تهیه وتنظیم نظام اداری مبنی بر تکریم ارباب رجوع بر اساس سیستم اطلاع رسانی منسجم و پویا

-نظارت بر حسن جريان كليه امور واحدهاي تحت سرپرستي .
-صدور دستورات لازم به منظور ايجاد هماهنگي بين واحدها .
-سازماندهي فعاليتهاي مربوط و تقسيم كار ، تعيين وظايف و حدود مسئوليتها و اختيارات واحدهاي تحت سرپرستي .
-تعيين خط مشي و نظارت بر حسن اجراي آن .
-صدور دستورالعملهاو ضوابط مربوط .
- نظارت در تنظيم بودجه واحد مربوطه .
-شركت در كميسيونها ، كميته ها و جلسات مختلف و تهيه گزارشات لازم جهت استحضار مقام مافوق .
- انجام مطالعات لازم در موار د ي از قبيل تشكيلات ، روشها ، آموزش ، طبقه بندي مشاغل و تهيه پيشنهادات لازم جهت ارائه به واحد
تشكيلات جهت ارائه به سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور .
- تهيه مجموعه هدف ، وظايف و پستهاي سازماني كاركنان بيمارستان و پيشنهاد آن به واحد تشكيلات جهت ارائه به سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور جهت تائيد آن .
-تهيه گزارشات لازم جهت ارائه مقام مافوق
- نظارت بر امور در جهت تكميل مشخصات پرسنلي كاركنان
- نظارت بر اجراي امور ارزشيابي ساليانه كاركنان و تعيين ضرايب افزايش سنواتي آنان جهت صدور حكم حقوقي مربوطه
- همكاري در امر آموزش ، پژوهش و امور تحقيقاتي در زمينه شغلي
- نظارت بر امر آموزش كاركنان با همكاري مسئولين مربوطه
-تهيه و تنظيم ليست كاركرد ماهانه پرسنل منطقه و پرسنل انتظامي

-تهيه و تنظيم آمار ماهيانه (امكانات – نيروي انساني )

-صدور احكام پرسنلي اعم از بازنشستگي و باز خريدي و ....

-صدور ابلاغهاي داخلي پرسنل – صدور تسويه حساب پرسنل

-نظارت بر حسن انجام كار واحدهاي زير مجموعه (دبيرخانه، بايگاني)-کارگزینی –رفاه –خدمات اداری –آموزش

-انجام امور محوله وفق دستور مقام مافوق